julian201095

Việc chuyển đổi bệnh án giấy sang bệnh án điện tử đang trở thành xu hướng bắt buộc tại nhiều cơ sở y tế nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng khám chữa bệnh. Tuy nhiên, quy trình này không chỉ đơn thuần là “scan tài liệu”, mà đòi hỏi sự chuẩn hóa, kiểm soát và phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận. Vậy đâu là các bước chuẩn cần thực hiện để chuyển đổi bệnh án truyền thống sang mô hình bệnh án điện tử một cách chính xác và an toàn?

Tìm hiểu thêm về Bệnh án điện tử đạt chuẩn Bộ Y tế: Những thông tin cần nắm rõ

1.Scan – Bước khởi đầu quan trọng của chuyển đổi số hồ sơ y tế​

Quy trình scan bệnh án giấy là bước nền tảng giúp chuyển đổi tài liệu vật lý sang dạng hình ảnh số. Đây là công đoạn tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế đòi hỏi sự chuẩn hóa cao. Việc scan cần thực hiện trên các thiết bị có độ phân giải tối thiểu, đảm bảo văn bản không bị mờ, lệch hoặc mất dấu.

Một số yếu tố quan trọng khi scan bệnh án:

• Sử dụng máy scan tốc độ cao, hỗ trợ khổ A4, A3 tùy từng hồ sơ.
• Thiết lập độ phân giải tối thiểu 300 dpi để bảo toàn chi tiết.
• Scan theo đúng thứ tự tài liệu trong hồ sơ bệnh án gốc.
• Kiểm tra hình ảnh sau khi scan để tránh lỗi bóng mờ, lỗi cong trang.

Ngoài ra, nhiều bệnh viện còn áp dụng quy trình “scan phân trang thông minh”, sử dụng AI để nhận diện tự động các mẫu biểu trong bệnh án. Điều này giúp giảm thời gian xử lý và hạn chế sai sót thủ công. Để đảm bảo chất lượng dữ liệu đầu vào, nhân sự phụ trách cần được đào tạo kỹ về quy trình thao tác và tiêu chuẩn hình ảnh.

2.Số hóa – Chuẩn hóa dữ liệu để tạo nền tảng cho bệnh án điện tử​

Sau khi hoàn tất bước scan, tài liệu chỉ mới ở dạng hình ảnh, chưa thể tìm kiếm hoặc sử dụng hiệu quả. Do đó, bước số hóa (digitization) đóng vai trò quan trọng trong quy trình chuyển đổi bệnh án giấy sang bệnh án điện tử.

Quá trình số hóa thường bao gồm:

Tách lớp thông tin và gắn metadata​

• Xác định loại tài liệu: xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, tường trình phẫu thuật, giấy cam kết…
• Gắn nhãn dữ liệu (metadata) để hệ thống phân loại đúng nhóm hồ sơ.
• Liên kết từng tài liệu với đúng mã hồ sơ bệnh án của người bệnh.

Nhận dạng ký tự (OCR)​

OCR cho phép biến hình ảnh scan thành văn bản có thể tìm kiếm. Công nghệ OCR chuẩn giúp:

• Nhận diện chữ viết in rõ ràng.
• Tăng tốc độ truy xuất bệnh án.
• Giảm thời gian nhập liệu thủ công.

Tuy nhiên, với chữ viết tay — vốn phổ biến trong bệnh án giấy — độ chính xác phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng scan và công nghệ nhận dạng được sử dụng. Một số đơn vị áp dụng AI OCR cải tiến để tăng độ chính xác đối với chữ viết tay bác sĩ.

3.Nhập dữ liệu – Biến hồ sơ số thành bệnh án điện tử hoàn chỉnh​

Nhập dữ liệu là bước chuyển giao từ “tài liệu đã số hóa” sang “bệnh án điện tử chuẩn”. Đây là giai đoạn cần sự phối hợp giữa nhân viên nhập liệu, bác sĩ điều trị và bộ phận CNTT để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của thông tin.

Các nội dung nhập lên hệ thống bệnh án điện tử thường gồm:

• Thông tin hành chính người bệnh.
• Chẩn đoán ban đầu, chẩn đoán xác định, ICD.
• Tường trình thủ thuật, phẫu thuật.
• Kết quả xét nghiệm và cận lâm sàng.
• Y lệnh, thuốc, chỉ số theo dõi.
• Tóm tắt ra viện và hướng dẫn điều trị.

Kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu​

Đây là nhiệm vụ then chốt gồm:

• Đối chiếu giữa bản giấy và bản đã nhập.
• Kiểm tra sự trùng lặp.
• Xác minh chữ ký số của bác sĩ trên các tài liệu yêu cầu xác thực pháp lý.

Chuẩn hóa theo quy định​

Hệ thống bệnh án điện tử cần tuân thủ chuẩn HL7, FHIR hoặc các yêu cầu của Bộ Y tế, nhằm đảm bảo dữ liệu đồng bộ, dễ dàng chia sẻ và liên thông.

4.Lưu trữ – Đảm bảo an toàn lâu dài cho hồ sơ bệnh án điện tử​

Lưu trữ là giai đoạn cuối nhưng có vai trò sống còn đối với toàn bộ quy trình chuyển đổi bệnh án giấy sang bệnh án điện tử. Một hệ thống lưu trữ chuẩn cần đảm bảo tính bảo mật, khả năng truy xuất và khả năng phục hồi dữ liệu.

Các yêu cầu quan trọng trong lưu trữ bệnh án điện tử:

• Hệ thống lưu trữ nhiều lớp (multi-tier storage).
• Sao lưu định kỳ (backup) và lưu trữ ngoại vi để phòng rủi ro.
• Phân quyền truy cập nghiêm ngặt để bảo vệ dữ liệu người bệnh.
• Lưu trữ đáp ứng thời hạn theo quy định pháp luật.

Lưu trữ dài hạn và chuyển đổi định dạng​

Do bệnh án có thể phải lưu nhiều năm, hệ thống cần:

• Lưu theo định dạng tiêu chuẩn như PDF/A để tránh lỗi đọc khi nâng cấp hệ thống.
• Thực hiện kiểm tra định kỳ nhằm tránh tình trạng lỗi file, mất file hoặc không tương thích phiên bản phần mềm.

Tối ưu khả năng truy xuất​

Bệnh án điện tử phải cho phép bác sĩ tìm kiếm nhanh, đầy đủ và theo nhiều tiêu chí. Việc tối ưu hóa truy vấn giúp tiết kiệm đáng kể thời gian trong quá trình điều trị, đặc biệt với các bệnh nhân mãn tính hoặc tái khám nhiều lần.

Xem thêm tại: https://maiotaku.com/p/julian201095/info

Chuyển đổi bệnh án giấy sang bệnh án điện tử là một quy trình phức tạp nhưng mang lại lợi ích lâu dài trong quản lý dữ liệu, nâng cao chất lượng khám chữa bệnh và giảm tải cho bộ phận hành chính. Việc thực hiện đúng quy trình từ scan, số hóa, nhập dữ liệu đến lưu trữ sẽ giúp bệnh viện xây dựng hệ thống bệnh án điện tử an toàn, minh bạch và hiệu quả. Các cơ sở y tế nên đầu tư bài bản để đảm bảo dữ liệu được bảo vệ và sử dụng tối ưu cho hoạt động khám chữa bệnh trong tương lai.